Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!
Neulich sitze ich in einem Meeting eines Produktionsbetriebs. Startzeit: 09:00 Uhr. Tatsächlich beginnen wir um 09:12 Uhr. Agenda? Fehlanzeige. Nach 45 Minuten fragt ein Teilnehmer: „Worum geht es hier eigentlich?“ – der halbe Raum schaut genervt, der andere halbe scrollt am Handy.
Kommt dir das bekannt vor? Meetings sind in vielen Unternehmen der größte Produktivitätskiller. Trotzdem akzeptieren wir sie viel zu oft als „notwendiges Übel“.
Exzellenz beginnt genau hier – in den kleinen Dingen, die ein Meeting von Zeitverschwendung zu Wertschöpfung machen. Deshalb gibt es heute 3 konkrete Tipps für exzellente Besprechungen.
1. Reduce to the max – kürze jede Besprechung um 50 %
- Die Idee: Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, was sie an Zeit zur Verfügung hat. Wenn wir einen Termin planen, dann setzen wir sehr oft erst den Zeitrahmen und dann den Inhalt. Der Klassiker: eine Stunde Besprechung.
- Das Problem: Die Stunde wird in jedem Fall verbraucht. Es wird mehr oder anderes besprochen als ursprünglich geplant. Sehr oft steigen zahlreiche Teilnehmer geistig aus.
- Die Lösung: Reduziere alle geplanten Besprechungen auf 50% der Zeit. Du würdest klassisch eine Stunde einplanen? Setze die Zeit auf 30 Minuten und du wirst sehen wie alleine dadurch der Fokus erhöht wird.
- Der Umsetzungstipp: Punkt 2 und 3 werden dir dabei helfen deine Ziele in der Hälfte der Zeit zu erreichen!
2. Pünktlichkeit ist Respekt – Start und Ende auf die Minute
- Die Idee: Ein Großteil der langen Meetings geht auf das Konto von Zu-spät-kommern und dem Wiederholen von bereits besprochenen Punkten. Exzellente Besprechungen beginnen und enden pünktlich.
- Das Problem: Zu spät kommen signalisiert: „Deine Zeit ist weniger wert als meine.“
- Die Lösung: Pünktlich starten und pünktlich beenden. Wer zu spät kommt, steigt ohne Wiederholung ein.
- Der Umsetzungstipp: Sprich an, wenn jemand zu spät kommt. Zuerst direkt (1:1), dann auch in der Gruppe. Disziplin spart Zeit und sorgt für Klarheit.
3. Kein Meeting ohne Agenda & Zielsetzung
- Die Idee: Gehe nicht davon aus, dass jeder weiß was anhand des Meeting-Titels zu besprechen ist. Auch vorhergehende Gespräche sind kein Garant dafür, das jedem klar ist, was in dieser Session besprochen oder beschlossen werden soll.
- Das Problem: Unterschiedliche Erwartungshaltungen an das Meeting und endlose Diskussionen ohne Ergebnis. Häufig sind auch die falschen Personen im Raum und man bemerkt es erst viel zu spät.
- Die Lösung: Jedes Meeting startet mit Agenda & Ziel, endet mit der Prüfung: Agenda abgearbeitet & Ziel erreicht?
- Der Umsetzungstipp: Direkt nachdem begrüßt wurde und Agenda sowie Ziel angesprochen wurde, sollte geprüft werden ob die richtigen Personen im Raum sind. Wer nichts beitragen kann verlässt den Raum.
Exzellente Besprechungen sind keine Zauberei. Sie entstehen aus klaren Regeln, gelebter Disziplin und Respekt vor der Zeit aller Beteiligten. Fang klein an – aber fang an.
3 Reflexionsfragen für dich
- Welche deiner Meetings könntest du sofort um 50 % kürzen?
- Wie konsequent lebt dein Team Pünktlichkeit – Start und Ende auf die Minute?
- Haben deine Meetings immer eine klare Agenda und ein überprüfbares Ziel?
Teile gerne deine Erfahrungen mit der Community.
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Dein Produktivitäts-Pilot
Martin Posarnig
