Liebe Geschäftsführerin, lieber Geschäftsführer,
lass mich mit einer Beobachtung beginnen, die ich gerade in vielen Produktionsbetrieben mache: Der Vertrieb nutzt ChatGPT für Angebote. Die Konstruktion experimentiert mit Copilot. Die Produktionsplanung testet ein neues KI-Tool für die Feinplanung. HR verwendet einen KI-Assistenten für Stellenausschreibungen. Und die Geschäftsführung fragt sich: „Warum werden wir eigentlich nicht produktiver?"
Willkommen im Toolchaos. Jeder macht etwas. Niemand weiß, was der andere macht. Keine gemeinsame Datenbasis, keine einheitlichen Standards, keine klare Verantwortung. Und das Gefährlichste daran: Es fühlt sich nach Fortschritt an.
Ich will heute nicht sagen, dass du KI nicht einsetzen sollst. Im Gegenteil: Wer heute noch gar nichts tut, riskiert echten Rückstand. Aber zwischen „gar nichts" und „strukturiert vorgehen" liegt eine Zone, die ich immer öfter sehe: Toolchaos, Lizenzgebühren, Datenschutzthemen, Sicherheitsrisiken.
Wenn jede Abteilung ihr eigenes Tool wählt, entstehen Dateninseln. Informationen werden doppelt erfasst, unterschiedlich interpretiert und nicht geteilt. Der Vertrieb verspricht etwas, das die Produktion nicht kennt. Die Planung optimiert auf Basis von Daten, die der Einkauf längst überholt hat.
KI beschleunigt nicht nur Produktivität. Sie beschleunigt auch Chaos, wenn das Fundament fehlt. Ein konkretes Risiko, das viele unterschätzen: Wenn Mitarbeiter unkontrolliert Unternehmensdaten in externe KI-Systeme eingeben, entstehen Compliance- und Datenschutzprobleme, die du als Geschäftsführer zu verantworten hast.
Was du jetzt konkret tun solltest: Schaffe sofort Transparenz. Lass dir innerhalb der nächsten 7 Tage eine Übersicht erstellen: Welche KI-Tools werden genutzt? Von wem? Wofür? Mit welchen Daten?
Ich höre oft: „Wir können nicht warten bis alles perfekt ist, wir müssen jetzt handeln." Das stimmt. Aber es gibt einen Unterschied zwischen schnell handeln und unstrukturiert handeln.
Die Unternehmen, die KI wirklich nutzen – nicht nur ausprobieren – haben eines gemeinsam: klare Prozesse als Ausgangspunkt. Sie wissen, wo ihre Daten liegen, wie ihre Abläufe funktionieren und wo die echten Engpässe sind. KI macht bei ihnen einen stabilen Prozess schneller. Bei anderen macht KI einen unklaren Prozess nur teurer. Stabilität in den Abläufen ist nicht das Gegenteil von Innovation. Sie ist die Grundlage dafür.
Was du jetzt konkret tun solltest: Wähle einen einzigen, klar abgegrenzten Prozess aus – z. B. Angebotsprozess, Produktionsplanung, Einkauf. Analysiere ihn sauber: Wo ist der Engpass? Wo gehen Zeit oder Qualität verloren? Erst dann entscheidest du, ob und wie KI dort sinnvoll eingesetzt wird.
Eine Tool-Sammlung sieht so aus: 6 verschiedene KI-Abonnements, jedes zahlt eine andere Abteilung, niemand hat den Überblick, ob sie sich rentieren. Strukturelle Integration sieht so aus: Klare Frage zuerst – welches Problem wollen wir lösen? Welche Daten brauchen wir dafür? Wer ist verantwortlich? Was ist der messbare Nutzen nach 6 Monaten?
Das klingt aufwändiger. Ist es kurzfristig auch. Mittelfristig ist es der einzige Weg, der echte Wettbewerbsvorteile schafft und nicht nur die Komplexität erhöht.
Was du jetzt konkret tun solltest: Setze eine klare Verantwortlichkeit. Nicht nur IT. Nicht „irgendwer mit Interesse". Eine Person mit Mandat: Prioritäten festlegen, Tools freigeben oder stoppen, Ergebnisse messen. Ohne klare Verantwortung bleibt KI ein Risiko-Nebenprojekt. Mit klarer Verantwortung wird sie ein Wettbewerbsvorteil.
Wenn du dir unsicher bist, ob dein Unternehmen beim Thema KI aktuell Fortschritt aufbaut oder nur Komplexität produziert, dann solltest du das nicht dem Zufall überlassen. Im Executive Reality Check gehen wir genau diesen Fragen auf den Grund: Wo stehst du wirklich? Wo entstehen aktuell blinde Flecken? Und wo liegt der größte Hebel für echte Produktivitätsgewinne?
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Ihr Produktivitäts-Pilot,
Martin Posarnig