Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!
Über diese Frage freue ich mich besonders. Ich habe mich schon gefragt, wann sie endlich gestellt wird. Aus den letzten Gesprächen mit potenziellen Neukunden habe ich vermehrt mitgenommen, dass man sich aktuell nicht an gesamtheitliche Veränderungen wagen möchte.
Während Optimierungen von einzelnen Prozessen und kleinere Projekte ständig laufen und neu angestoßen werden, möchte man sich mit so großen Brocken wie „Digitalisierungsprogramm“ oder „Transformationsprogramm“ nicht beschäftigen. Das ist nur allzu verständlich, da einzelne Projekte einfacher umzusetzen und zu überblicken sind.
Der große Nachteil liegt darin, dass so häufig ein „Fleckenteppich“ entsteht. Einzelne Prozesse funktionieren besser als vorher, während nachgelagerte Schritte vielleicht Nachteile in Kauf nehmen müssen. Auch Prozesse, die nicht in direktem Zusammenhang stehen wie zB. der Einkauf oder das Controlling könnten einem Mehraufwand gegenüberstehen.
Umfangreiche Digitalisierungsinitiativen fordern ein gewisses Maß an Projektmanagementaktivitäten. Was zuerst nach Zusatzaufwand ohne Wertschöpfung klingt, erweist sich an vielen Stellen als Goldwert! Ein gut aufgesetztes Digitalisierungsprogramm bringt dein Unternehmen bestmöglich ans Ziel.
Da wir bei mpdigital uns hauptsächlich mit diesem Thema beschäftigen geben wir dir heute 3 Schritte an die Hand, um dein optimales Digitalisierungsprogramm zu ermitteln:
1. Analyse
In einem ersten Schritt solltest du dir klares Bild über die Ausgangslage verschaffen. Verfalle nicht dem Trugschluss, dass du alles weißt. Auch wenn du ein hohes Wissen über die operativen Abläufe hast, so tun sich im Rahmen der Analyse immer neue Erkenntnisse auf.
Sprich mit den Personen, die die Prozesse ausführen. Lass dir die Schritte genau erklären. Wie gehen sie vor? Welche Systeme werden benutzt? Wie werden Daten erfasst? Wie fließen Informationen aus und in andere Bereiche? Etc.
Das Ziel der Analyse ist es die Potenziale und Handlungsfelder in deinem Produktionsbetrieb zu ermitteln. Somit erhältst du nach dem ersten Schritt einen Überblick und Klarheit. Dabei werden nicht nur erste Ideen generiert, sondern man bekommt auch ein Gefühl für die Dringlichkeiten.
Tipp: In der Analyse einfach mal zuhören und aufnehmen. Versuche deine Gesprächspartner nicht durch die Art der Fragestellung zu beeinflussen. Fragen wie „Warum machst du das nicht so und so?“ sind hier fehl am Platz.
2. Zielbild
Wenn du die Handlungsfelder erarbeitet hast, dann kannst du ein Zielbild deines Unternehmens erstellen. Das Zielbild besteht aus einzelnen Projekten oder Lösungsansätzen für die jeweiligen Bereiche. Am besten, du bringst es übersichtlich auf eine Seite. Der Aufwand es so zu reduzieren, dass alle wichtigen Informationen vorhanden sind und es gleichzeitig nicht überladen ist, kann hoch sein, zahlt sich aber doppelt aus.
Erstens bist du mit den einzelnen Elementen dann sehr gut vertraut und zweitens kannst du es einfach an andere kommunizieren. Es soll ein klares und nachvollziehbares Bild sein. Natürlich muss es mit der Gesamtstrategie des Unternehmens harmonieren.
Hinweis: Das Zielbild zeigt einen Zustand in der Zukunft. Sagen wir mal ihr möchtet das Zielbild in 3 Jahren verwirklicht haben. Jetzt kann es natürlich sein, dass sich Rahmenbedingungen wie Kunden, Märkte, Technologien etc. in dieser Zeit stark verändern. Daher ist es notwendig das Zielbild selbst und alle laufenden Projekte im Auge zu behalten und ggfs. Anpassungen vorzunehmen.
3. Umsetzung
Wenn klar ist, was ihr vorhabt, braucht ihr einen Fahrplan, um loszulegen.
Achtung: hier nimmt das Übel seinen Lauf. Erfahrungsgemäß ist man in dieser Phase immer übermotiviert und steckt sich unrealistische Ziele. Ich bin ein Freund von sportlichen Plänen, jedoch geht die Umsetzungsenergie schnell verloren, wenn schon die ersten Teilprojekte verzögert sind.
Der Fahrplan oder die Roadmap sollten folgende Dinge berücksichtigen:
- Neue Projekte
- Alte bzw. laufende Projekte
- Verfügbarkeiten der Teilnehmer
- Projektmanagementkapazitäten
Klingt nach einem „eh klar!“, wird allerdings sehr selten richtig eingeschätzt. Wie anfänglich gesagt ist hier ein einfaches Projektmanagement Goldwert!
Hinweis: Man sollte sich zu Beginn darauf einigen, welchen „Stil“ man anwendet. Ob man agil, klassisch oder eine andere Variante wählt sollte mit allen Projektteilnehmern abgestimmt werden.
Um dein ideales Digitalisierungsprogramm zu ermitteln, brauchst du also:
- Überblick und Klarheit durch eine fundierte Analyse
- Ausrichtung und Orientierung durch ein Zielbild
- Fahrplan und Organisation mit einer Roadmap
Wir bei mpdigital machen genau das mit unseren Kunden. Wenn du mehr Details zu den einzelnen Schritten erfahren möchtest, dann lass uns gerne miteinander sprechen! Du kannst dir direkt hier einen Termin buchen.
Wie ermittelst du das Digitalisierungsprogramm für dein Unternehmen?
Wir bleiben lieber bei einzelnen Projekten…
Wir machen haben dazu eine rollierende Planung…
Wir reagieren auf Bedarfe, wenn sie da sind…
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Martin Posarnig
