Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!
Stell dir vor, dein Arbeitstag beginnt mit 127 ungelesenen E-Mails, drei nicht abgestimmten Terminen und einem Stapel an wiederkehrenden Aufgaben, die erledigt werden müssen. Kommt dir das bekannt vor? Solche Situationen sind Alltag in vielen Büros – und der perfekte Nährboden für Stress und Ineffizienz.
Zum Glück gibt es mittlerweile digitale Helfer, die genau für diese Herausforderungen entwickelt wurden. Heute stelle ich dir drei konkrete Tools vor, die dir das Leben erleichtern und dir Zeit für die wirklich wichtigen Dinge geben.
1. Dein E-Mail Manager
Du kommst ins Büro, öffnest deinen Posteingang und wirst von einer Flut an E-Mails überschwemmt: Kundenanfragen, interne Rückmeldungen, Werbung – alles wild durcheinander. Du bist so damit beschäftigt, dich durch die Mails zu wühlen, dass wichtige Aufgaben liegen bleiben.
Tools wie Superhuman, Spark oder Missive sortieren deine E-Mails automatisch nach Wichtigkeit, markieren dringende Nachrichten und filtern irrelevante Inhalte. Dank intelligenter Algorithmen lernen diese Assistenten mit der Zeit, welche Mails Priorität haben und welche nicht.
Praxis-Tipp: Nutze die „Snooze“-Funktion von Spark, um E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden müssen, zeitlich nach hinten zu verschieben. So bleibt dein Fokus auf das Wesentliche gerichtet.
2. Dein Terminplaner
Ein Kunde möchte einen Termin mit dir vereinbaren. Du schlägst mehrere Zeitfenster vor, doch sie passen nicht in seinen Kalender. Er antwortet mit Gegenvorschlägen – und das Hin und Her zieht sich über mehrere Tage. Eine einfache Terminabstimmung wird plötzlich zum Zeitfresser.
Mit Tools wie Calendly, Microsoft Bookings oder Clockwise gehört das Termin-Chaos der Vergangenheit an. Diese Anwendungen synchronisieren deinen Kalender, erkennen verfügbare Zeitfenster und ermöglichen es anderen, direkt einen passenden Termin auszuwählen.
Praxis-Tipp: Verlinke deinen Calendly-Kalender in E-Mails oder deiner Signatur. So können Kunden oder Kollegen selbstständig Termine buchen, ohne dass du Zeit für Abstimmungen aufwenden musst.
3. Dein Prozessautomatisierer
Du aktualisierst regelmäßig dieselben Excel-Listen, schickst Bestätigungsmails an Kunden oder überträgst Daten von einem System ins andere. Diese repetitiven Aufgaben kosten Zeit und Energie – und jede kleine Unachtsamkeit kann Fehler verursachen.
Mit Automatisierungs-Tools wie Zapier, Make oder Microsoft Power Automate kannst du diese Prozesse vereinfachen. Zum Beispiel: Wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, sendet das Tool automatisch eine Bestätigungsmail und trägt die Daten in deine Datenbank ein.
Praxis-Tipp: Beginne mit einer einfachen Automatisierung, wie dem Erstellen von Aufgaben in Trello (oder ähnlichen Collaborationstools) basierend auf E-Mails. Sobald du die Vorteile siehst, kannst du komplexere Workflows einrichten.
Mit diesen drei digitalen Assistenten gewinnst du Zeit, reduzierst Stress und erhöhst deine Effizienz. Der Schlüssel liegt darin, die Tools schrittweise in deinen Alltag zu integrieren und konsequent zu nutzen.
Wie sieht es bei dir aus? Nutzt du bereits digitale Assistenten, oder traust du ihnen nicht über den Weg? Teile deine Erfahrungen und Tipps mit der Community – zusammen schaffen wir mehr!
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Martin Posarnig