Liebe Unternehmensgestalter, Produktivitäts-Jäger, Macher und Umsetzer!
„Können wir da nicht einfach ein Tool nehmen?“
„Wir brauchen unbedingt KI – sonst hängen wir hinterher!“
„Lasst uns endlich digitaler werden – und zwar schnell!“
Diese Sätze höre ich sehr oft und ich freue mich sehr über das Engagement mit Digitalisierung effizienter werden zu wollen. Doch so verständlich dieser Wunsch nach Fortschritt ist: Viele Unternehmen digitalisieren sich direkt in die Überforderung. Sie kaufen Tools und starten Softwareprojekte – aber mehr als Ad-hoc-Reaktion und ohne klaren Fokus.
Das Ergebnis:
- Mehr Tools, aber kein besserer Ablauf
- Mehr „Digitales“, aber keine bessere Kommunikation
- Mehr Projekte, aber keine echte Produktivitätssteigerung
Digitalisierung muss entlasten – nicht belasten. Und genau darum geht’s heute. Ich habe wieder 3 Ansätze mitgebracht wie du mit Digitalisierung für Entlastung und Klarheit sorgst anstatt für Chaos.
1. Starte mit dem Engpass – nicht mit dem Tool.
Die wichtigste Frage zu Beginn lautet nicht: „Welches Tool brauchen wir?“, sondern: „Wo verlieren wir aktuell Zeit, Energie oder Qualität?“. Digitalisierung soll ein konkretes Problem lösen – nicht nur modern wirken.
Beispiel: Die Mitarbeiter beschweren sich über zu lange Reaktionszeiten der IT. Statt sofort ein neues Ticketsystem einzuführen, analysieren sie den internen Kommunikationsweg – und stellen fest: Es hakt nicht an der Software, sondern an klaren Zuständigkeiten und Verantwortung.
2. So wenig wie möglich, so viel wie nötig.
Speziell in Fällen, wenn Unternehmen direkt mit den Lösungsanbietern sprechen, verliert man sich schnell in der Funktionsvielfalt von Systemen. Der Anbieter möchte seine volle Bandbreite verkaufen und die Funktionen und Zusammenhänge scheinen oft vollkommen logisch.
Das Ziel ist aber: weniger Komplexität – nicht mehr. Die besten digitalen Lösungen sind die,
- dieweniger Klicks brauchen,
- klar führen,
- undselbsterklärend
Beispiel: Eine Firma möchte ihr Projektmanagement digitalisieren und testet drei Tools. Am Ende bleibt sie bei einem simplen geteilten Kanban-Board mit Aufgaben und Zuständigkeiten. Kein Schulungsaufwand, aber täglicher Nutzen.
3. Fokus: Prozesse & Menschen – nicht Software.
Technologie kann nur unterstützen, was in der Realität funktioniert. Ein chaotischer Ablauf wird durch ein Tool nicht besser – nur digital chaotischer. Oder wie ich so gerne sage „Wer einen Saustall digitalisiert, erhält nur einen digitalen Saustall.“
Beispiel: Ein Produktionsunternehmen will den digitalen Fertigungsauftrag mit neuen Funktionen programmieren lassen. Nach genauer Betrachtung zeigt sich: Der eigentliche Engpass liegt in der Fehlteilabstimmung zwischen Lager und Produktion – nicht in der ERP-Oberfläche. Erst nach dem Prozess-Workshop macht Digitalisierung Sinn.
Fazit: Ein guter digitaler Prozess ist einer, der ohne Erklärungsaufwand funktioniert.
Digitalisierung beginnt deshalb nicht im Tool, sondern in der Klarheit über Ziele, Abläufe und Verantwortung.
Wie denkst du darüber?
Wo hast du Digitalisierung erlebt, die wirklich entlastet hat?
Welche Tools habt ihr wieder abgeschafft, weil sie mehr Stress als Nutzen gebracht haben?
Was wäre für dich eine „gesunde Digitalisierung“?
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Martin Posarnig
